Buchungssystem für Räume, Fahrzeuge und Technik
Projekt aus meiner Festanstellung, Auftraggeber anonymisiert.
Kurzfristige Änderungen an Buchungen kosteten die Verwaltung regelmäßig Zeit und Geld. Ich habe verbindliche Fristen eingebaut, inklusive Wochenend-Sonderfällen und Ausnahmen für einzelne Rollen.
Kontext
In einer öffentlichen Verwaltung (Name anonymisiert) gibt es eine Webanwendung, über die Besprechungsräume, Dienstwagen, Präsentationstechnik und weitere Ausstattung reserviert werden. Das System war über die Jahre gewachsen, mit Kalender, Formularen und einem Rollen- und Berechtigungskonzept. Ich habe die bestehende Installation übernommen und fachlich weiterentwickelt.
Problem
Wenn kurzfristig an Reservierungen mit Catering-Service geändert wurde, entstanden beim Veranstaltungsmanagement Aufwand und Kosten. Es fehlte eine verbindliche Sperrfrist, die das System auch wirklich durchsetzt, inklusive Sonderfälle (Wochenenden) und Ausnahmen für bestimmte Rollen.
Lösung
Ich habe die Sperrfrist umgesetzt: Schluss ist jeweils am Vortag um 15:00 Uhr, mit eigener Wochenend-Regel (für Montagstermine zählt Freitag 15:00 Uhr) und definierten Ausnahmen für bestimmte Rollen. Dazu kamen Hinweistexte, die Endnutzer bei kurzfristigen Änderungen informieren, sowie Erweiterungen an Kalender, Formularen, Such- und Jahresansicht.
Ergebnis
Die Sperrfrist gilt jetzt einheitlich für Räume, Fahrzeuge, Technik und Ausstattung, inklusive der Ausnahmen für einzelne Rollen. Die Fachabteilung ändert die Hinweistexte selbst, ohne dass dafür eine neue Version der Anwendung ausgerollt werden muss.
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